办公室工作手册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二〇XX年X月

 

 

 

 

 

目  录

第一章  会务工作程序

一、会务工作概述

二、会务工作流程图

三、会前准备

四、会中服务

五、会后工作

第二章  公文处理程序

一、公文处理概述

二、公文处理流程图

三、收文处理程序

四、发文处理程序

五、公文管理

第三章  接待工作程序

一、接待工作概述

二、接待工作流程图

三、接待工作基本程序

第四章  协调工作程序

一、协调工作概述

二、协调工作流程图

三、政策制度协调

四、战略计划协调

五、公文协调

六、公务协调

七、关系协调

八、会议协调（详见第一章）

第五章  办公服务程序

一、办公服务概述

二、办公服务流程图

三、办公服务程序

第六章  信访工作程序

一、信访工作概述

二、信访工作流程图

三、信访工作程序

第七章  印信管理程序

一、印信管理概述

二、印信管理流程图

三、印信管理程序

第八章  调查研究程序

一、调查研究概述

二、调查研究流程图

三、调查研究程序

第九章  安全保卫工作程序

一、安全保卫工作概述

二、安全保卫工作的主要任务

三、消防管理工作的主要任务

四、交通安全管理的主要任务

第十章  重要文稿撰写程序

一、重要文稿撰写概述

二、重要文稿撰写流程图

三、重要文稿撰写程序

 

 

 

第一章  会务工作程序

 

一、会务工作概述

会议的构成要素包括：会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议主持、与会人员、会议程序、会议结果等。会务工作包括会议的组织安排、生活服务、会议文书及保卫保密工作。

会议类别依次为：

1．一类会议，即全局大型会议：局党代会、局职代会、局工代会、局团代会、局党委（扩大）会议、局纪委（扩大）会议、局年度工作会议、局年中工作会议、上级单位及外单位在我局召开的会议等，经董事长或总经理批准后，由综合办公室组织召开，归口业务部门准备会议资料及协助会务工作。

2．二类会议，即全局专业工作会，经分管领导审核，报总经理批准，由主办部门组织召开。

3．三类会议，即部门工作会，经分管领导批准后，由部门组织召开。综合办公室不参与部门会议筹备工作。

4．董事会（含董事会专业委员会，下同）、总经理办公会、总经理专题会、部门经理例会及总经理层召开的临时会议等。董事会、总经理办公会、部门经理例会由综合办公室负责组织筹备；由董事长或总经理提议召开的总经理临时性会议，由综合办公室组织召开；由副总经理或部门提议召开的总经理临时性会议，由专题归口部门负责组织召开，并形成会议纪要。

二、会务工作流程图

报到接待

会场布置

签到发资料

会场服务

会议记录

文体活动

保密保卫

安排离会

费用结算

会议纪要

报道宣传

印发文件

决议催办

立卷归档

确定会议议题及名称

确定会议规模及人员

确定会议会期及议程

准备会议资料

会议选址

会议通知及回执

会议编组

坐席排序

食宿行安排

经费预算

会议用具

会场验收

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、会前准备

1．会议议题及名称

安排会议议题应遵循必要性、可行性、明确性和适量性的原则，一般由主办部门收集、筛选并书面提出议题，说明议题上会理由，经领导同志批准后确定。准备部分后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕时提交会议讨论。

根据审定的议题，确定会议名称。会议名称一般由会议主办单位名称、年份、会议主题及会议类型组成，如“XXXX有限公司XXXX年项目管理研讨会”。

2．会议规模及人员

主办部门按照会议议题、组织职能分工、业务接口关系及相关规定提出会议规模及参加人员名单，报领导审批。

3．会议会期及日程

综合考虑会议的内容、规模及复杂程度确定会期。会议日程一般以表格形式呈现，按照时间顺序说明会议具体安排。主要包括：日期时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。会期及日程表须经领导审批。

4．会议资料

（1）开幕辞（主持辞）

会议初始，由领导致开幕词，旨在说明会议的指导思想、宗旨、意义，并向与会人员提出会议任务和要求。重要会议或者庆典、颁奖会议需要主持人根据会议需要撰写主持词。

（2）会议主题报告

根据会议议题，主办部门撰写会议主题报告，交由办公室核稿后，报领导阅批，主办部门根据领导意见协商修改文稿，定稿提前报领导审阅。

（3）其他发言材料

其他发言材料，由发言单位或发言人自行撰写，包括经验交流材料、分组讨论发言等。主办部门审核其他发言材料，保证发言材料水平，确保会议质量。

（4）拟定文件

拟定文件，指需听取大会讨论意见以资完善或拟通过大会表决的文件，主要涉及企业发展战略、决策决定、规章制度和管理方法等。由主办部门起草，办公室核稿，领导阅批。

（5）会议总结讲话

主办部门起草领导总结讲话，办公室核稿，领导阅批，形成总结讲话初稿。

（6）闭幕词

闭幕词，用以说明会议成果，总结会议经验，表达未来希望，对主办单位及会务人员表示感谢等。

（7）会议手册

会务手册由主办部门制作，内容包括：会议须知、会议日程、与会人员名册、会议坐席表、分组讨论名册、分组讨论议题、会务组联系方式等。

（8）胸卡