X社区退役军人服务站2025年度档案管理规范化建设工作总结

为深入贯彻关于退役军人服务保障体系建设的决策部署,切实提升基层服务站工作规范化水平,XX社区退役军人服务站在XX街道退役军人服务站指导支持下,扎实推进档案资料规范化管理,全面夯实服务基础,提升服务质效。现将本年度档案管理规范化建设工作情况报告如下:

一、基本情况

(一)服务站建设与工作框架

XX社区退役军人服务站作为基层服务保障体系的重要节点,始终坚持以退役军人为中心的工作导向,构建"横向到边、纵向到底"的服务网络。截至2025年11月,服务站登记在册服务对象涵盖退役士兵、转业军官、重点优抚对象等多个类别,人员结构呈现多元化特征。服务站配备专职工作人员2名,兼职协理员3名,设立专门档案室1间,配备标准档案柜6组,电子查阅终端1台,确保档案管理有场所、有设备、有人员。

本年度,服务站严格按照《村(社区)退役军人服务站工作实用手册》要求,建立"一人一档、一事一卷、一类一柜"的管理体系,将档案工作纳入社区年度重点考核指标,实行"月检查、季评估、年总结"的督导机制。通过制度上墙、流程公示、责任到人等措施,实现档案管理工作从被动应付向主动规范转变。全年累计完成退役军人建档立卡信息核查与维护登记审核工作386人次,动态更新服务记录152条,整理归档历史遗留材料467份,档案电子化扫描率达到92%,为实现精准服务提供了坚实的数据支撑。

(二)档案规范化管理推进情况

档案管理作为服务站的基础性工程,直接关系到服务精准度和政策落实效度。本年度,服务站将档案规范化建设作为"一把手"工程,成立了由社区主要负责人任组长的档案工作领导小组,制定《XX社区退役军人档案管理办法》《档案借阅审批制度》《信息安全保密制度》等规范性文件4项,形成层次分明、覆盖全面的制度体系。

在档案分类体系构建方面,服务站打破传统单一管理模式,建立"基础信息类、服务保障类、就业创业类、权益维护类、特色活动类"五大分类体系。基础信息类档案涵盖入伍批准书、退役登记表、立功受奖证书等原始材料;服务保障类包括抚恤补助发放记录、医疗救助申报资料、临时困难帮扶台账;就业创业类纳入技能培训证书、岗位推荐记录、创业扶持申请材料;权益维护类收录诉求反映渠道记录、信访接待台账、法律援助文书;特色活动类归档节日慰问影像资料、志愿服务记录、典型事迹材料。五大体系相互支撑、动态更新,确保档案内容完整、脉络清晰。

在档案标准化流程建设方面,服务站对标示范创建要求,绘制《档案管理流程图》,明确"收集—整理—分类—编号—录入—归档—借阅—销毁"八步操作规范。每件档案实行"双编号"管理,即纸质档案编号与电子系统编号一一对应,确保线上线下同步更新。全年累计完成档案著录条目1247条,编制检索工具3种,建立档案目录数据库1个,实现档案检索平均响应时间控制在3分钟以内。针对部分历史档案存在的材料缺失、分类错位、信息不全等问题,组织专项整改行动,通过走访当事人、联系原部队、协调主管部门等方式,补充完善材料87份,纠正分类错误23处,更新过期信息56条,档案完整率提升至98.6%。

在档案安全保密管理方面,服务站严格执行"三铁一器"标准,配置恒温恒湿设备,定期开展档案安全检查。建立档案借阅"三级审批"制度,一般信息由服务站负责人审批,敏感信息需报街道退役军人服务站备案,核心涉密材料须经区退役军人事务局批准。全年累计办理档案借阅申请12人次,均未发生泄密或遗失事件。同时,建立档案数字化副本异地备份机制,每月将电子档案备份至街道云端服务器,确保数据安全万无一失。

(三)就业创业服务档案专项建设